· pracovné a administratívne vzťahy od nás vyžadujú, aby sme aj sami tvorili informačné útvary
· vyjadrovanie v informačných útvaroch je stručné, presné, vecné – vystihuje podstatu veci
· ďalším dôležitým znakom je ich prehľadnosť, preto majú ustálenú formu
· musia byť čitateľné, preto sa píšu na stroji alebo krasopisne rukou
· splnomocnenie, reklamácia, ...